Создание архива – целый комплекс мероприятий, которые требуют наличия специальных знаний, юридической подготовки и опыта. Руководитель предприятия может в этой ситуации пойти двумя путями – выделить собственное помещение и назначить специалиста или же обратиться за помощью в специализированную организацию.

Первый вариант кажется несколько более выгодным. Но это только на первый взгляд. подобрать помещение, в котором можно контролировать температуру воздуха и уровень влажности, крайне сложно. В том случае, если влажность будет слишком высокой, документы потеряют не только свой внешний вид, но и часть информации. Плановая или внезапная проверка на предприятии может привести в таком случае к штрафу или более серьезному наказанию.

Навести порядок в архиве предприятия вряд ли сможет обычный делопроизводитель. Это связано, в первую очередь, с большим объемом бумаг, а также с необходимостью знания юридических нюансов. В случае ошибки работника вся ответственность ляжет на работодателя.

Решить большинство возникающих проблем с архивным хранением документов можно гораздо проще – заключить договор со специализированной фирмой. Современные организации предлагают целый ряд услуг, которые можно выбрать как в комплексе, так и по отдельности. Все зависит от пожелания клиента. В случае передачи материалов на архивное хранение специалисты самостоятельно проводят все необходимые операции: экспертизу ценностей документов, составление описи или номенклатуры, систематизацию материалов. Они отслеживают сроки хранения документов и готовят бумаги с истекшим сроком хранения к утилизации в соответствии со всеми существующими требованиями и нормами.

В договоре со сторонней организацией четко оговаривается конфиденциальность информации. Таким образом, руководитель фирмы может быть уверен в том, что передаваемая на хранение информация не попадет в руки третьих лиц, особенно, конкурентов. В договоре указываются лица, которые могут иметь доступ к передаваемой информации, все остальные люди, даже сотрудники предприятия, не смогут получить документы.

В случае необходимости можно создать электронный архив документов. Сделать это самостоятельно на предприятии не представляется возможным, так как не каждая компания имеет высокотехнологичное современное оборудование и программное обеспечение, с помощью которого можно систематизировать информацию, осуществлять ее дальнейший учет и поиск.